Checklist ‘Belastingcontrole’

Een controle wordt in principe altijd aangekondigd door de Belastingdienst. Dit geeft u de gelegenheid om die controle goed voor te bereiden. De volgende controles kunt u verwachten:

 

• boekenonderzoek: een boekenonderzoek wordt van tevoren aangekondigd. In de aankondigingsbrief is vastgelegd op welke periode en welk belastingmiddel de controle ziet. Ook is aangegeven wanneer het onderzoek start. Het boekenonderzoek hoeft niet op de bedrijfslocatie plaats te vinden, maar kan ook bij de adviseur, accountant, enz. van de ondernemer op kantoor plaatsvinden;
• bedrijfsbezoek: in de aankondigingsbrief wordt vermeld wanneer de controleambtenaar het bedrijf komt bezoeken en wat het doel van het bezoek is;
• waarneming ter plaatse: meestal wordt een waarneming ter plaatse wel van tevoren aangekondigd met een algemene kennisgeving, maar waar en wanneer wordt niet bekendgemaakt. Let op: een eventueel vervolgbezoek na de eerste waarneming ter plaatse wordt meestal niet vooraf aangekondigd;
• derdenonderzoek: het onderzoek wordt vooraf aangekondigd. Welke derde het onderzoek betreft, hoeft de controleambtenaar niet te vermelden.

 

Procedureafspraken

Voorafgaand aan een boekenonderzoek vindt er vaak een inleidend gesprek plaats. Tijdens dit openingsgesprek worden er onder meer procedureafspraken gemaakt. U kunt daarmee invloed uitoefenen op de manier waarop het onderzoek wordt gevoerd. Denk daarom van tevoren na over procedureafspraken als:

• een contactpersoon binnen het bedrijf tot wie de controleur zich met vragen moet wenden;
• laat geen administratie rondslingeren op de werkplek van de controleur die niet van belang is voor het onderzoek;
• laat één medewerker kopieën maken, zodat u in de gaten kunt houden waarmee de controleur zich bezighoudt.

 

U bent verplicht informatie te verstrekken, maar niet onbeperkt!

Op grond van artikel 47 AWR is iedereen in principe verplicht gegevens en inlichtingen te verstrekken die voor de belastingheffing van belang kunnen zijn. De inspecteur kan u tijdens een controle vragen stellen die u dient te beantwoorden, tenzij:

• de vragen niet relevant zijn voor de belastingheffing;
• het zwijgrecht van toepassing is: vragen die zien op de belastingheffing moet u beantwoorden, vragen die zien op het opleggen van een boete niet. Bij gemengde vragen dient u ook te antwoorden, zo blijkt uit jurisprudentie, maar de rechter zal achteraf beoordelen of het antwoord gebruikt kan worden voor de beboeting;
• de vraag niet gericht is op feiten (mening wordt gevraagd).

 

Verleen medewerking

U moet ook medewerking verlenen zodat de inspecteur daadwerkelijk de administratie kan controleren. Dit betreft niet alleen het toegang verlenen tot het/de bedrijfspand/-locatie, maar denk bijvoorbeeld ook aan het toegankelijk maken van digitale bestanden, het inzicht geven in de systeemdocumentatie en het eventueel downloaden van bestanden.

Een ondernemer die weigert toegang te verlenen tot zijn bedrijfspand(en) kan tijdens de bezwaar- en beroepsfase te maken krijgen met omkering van de bewijslast.

 

Uw rechten

Een belastingplichtige/administratieplichtige/derde is bij een onderzoek uiteraard niet zonder rechten. Denk hierbij aan de volgende zaken:

• de Belastingdienst dient op een eerlijke en betrouwbare wijze te handelen. De bevoegdheden die hij heeft, moet hijj op een behoorlijke wijze gebruiken. Uit diverse beoordelingen van de Nationale ombudsman komen onder meer de volgende zaken naar voren:
  • niet telkens stellen van dezelfde vraag omdat het eerdere antwoord hem niet aanstaat;
  • onthouden van grievende opmerkingen over u of andere betrokkenen (bijv. in geval van een derdenonderzoek). De controleambtenaar moet zijn persoonlijke mening voor zich houden;
  • de controleambtenaar mag niet de indruk wekken dat hij zijn conclusies al getrokken heeft;
• de controle moet voldoen aan het evenredigheidsbeginsel en moet op een wijze plaatsvinden die het minst belastend is voor u;
• de Belastingdienst heeft een geheimhoudingsplicht. De verstrekte gegevens mogen niet voor andere doeleinden worden gebruikt dan voor een juiste en doelmatige belastingheffing;
• nadat de controleambtenaar toegang heeft gevraagd tot uw bedrijfsgebouw dient u hem toegang te verlenen; de ambtenaar mag echter niet zomaar het pand betreden. Betreft het toegang tot een privéwoning, dan kunt u dit weigeren. De controleambtenaar dient de privésfeer te respecteren. Wel kan de ambtenaar dan om een machtiging van de Officier van Justitie of de burgemeester van de betreffende gemeente vragen;
• de controleambtenaar mag tijdens een controle niet rondsnuffelen. Hij mag u wel vragen om de inhoud van kasten, lades, computers, enz. in te zien. Hij moet dan toelichten waarom hij denkt dat daar fiscaal relevant materiaal is opgeborgen;
• u hoeft geen inzage te geven in stukken waarvoor een verschoningsrecht geldt.

 

Vertrouw niet op uw geheugen, maak uw eigen controleverslag

De Belastingdienst sluit een controle af met een controlerapport. Maak ook voor uzelf een controleverslag: wat heeft de controleambtenaar ingezien, welke vragen zijn gesteld en uw antwoorden, eventuele incidenten, enzovoort. Met dit verslag gaat u beter voorbereid het eindoverleg (zie hierna) in en kunt u later, mocht het tot een procedure komen, nog nagaan wat er tijdens de controle precies heeft plaatsgevonden.

 

Eindoverleg

Als de controle achter de rug is, vindt er een bespreking plaats waarbij de controleur zijn bevindingen vertelt. Ga voorbereid dit eindoverleg in. Dit is het moment om vragen te stellen over zaken die nog niet helemaal duidelijk zijn en om afspraken te maken. De controleur kan ook van mening zijn dat er correcties moeten plaatsvinden. In dat geval heeft men de mogelijkheid om het een en ander uit te leggen. Slaagt men er dan niet in de controleur van gedachten te laten veranderen, dan kan men daarna alsnog met schriftelijke argumenten komen of extra gegevens aanleveren. Maar let op: dit is geen officieel bezwaarschrift.

 

Controlerapport

Na afloop van de controle ontvangt men het controlerapport. Lees en bewaar dit controlerapport goed. Als er geen correcties nodig zijn, is de controle hiermee afgerond. In geval van correcties krijgt de ondernemer een navorderings- of naheffingsaanslag opgelegd en misschien nog wel meer (zoals boete en belastingrente). Dit is bijvoorbeeld het geval als de administratie ernstige gebreken vertoont. In zo’n situatie verwerpt de controleur de administratie en maakt hij zelf een inschatting van de correcties en bepaalt de af te dragen belasting. Als de ondernemer het niet eens is met de navorderings- of naheffingsaanslagen, moet hij tijdig in bezwaar en beroep gaan.

 

Terug